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社会人としてのマナー。接待の仕方やメールのやりとりのルール、エレベーターでのマナー紹介

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社会人になると仕事をするうえでも色々なマナーやルールが出てきます。ここでは会社におけるお客様への失礼のない接待の仕方やビジネスメールのルール、さらにエレベーターの乗り方ルールなどをお話します。ぜひ参考にしてみて下さいね。

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社会人としてのマナー。お得意先への失礼のないお客様接待の仕方

「接待」というのはお得意様をもてなして喜んでもらい、仕事をスムーズに進めるために行うものです。実際には外部の料亭やレストランなどでお酒をまじえて食事をしながら会話をします。普段からの取引のお礼やこれからも弊社を宜しくお願いしますといった意味合いも持っています。ときには謝罪といった場合もあるでしょう。この食事会には相手先の会社と自分の会社の社員が参加しますがそれぞれの役職の社員が参加することになります。

さて、実際の流れになりますが、まずは相手先にお誘いをします。直接出向いたり電話でのお誘いとともにメールなどでお店の地図などを送っておくと先方もわかりやすいです。またお誘いの際には苦手な食べ物がないか確認もしておきましょう。

その前に相手先に喜んでもらえそうなお店を探しておきます。接待場所が決まったらそのお店に予約を入れます。この場合、接待理由までは伝える必要はないですが、どのお客様を接待するのかといった部分をしっかりと伝えておくことも大切です。これはなぜかといいますと接待する側、される側でお店側もサービスする順番が変わってくるからです。お料理やお酒などは当然接待されるお客様が最初にサーヴされることになります。またお客様の苦手な食材があればこれも忘れず伝えておきましょう。

実際に利用するお店に下見は必要ですが、もし多忙の場合は当日早めにお店に行き、下見をするといいでしょう。部屋の広さや席の位置、トイレの場所などを確認しておき、接待する側のお客様にいつでもご案内できるようにしておきます。お客様に座っていただく席ですが、役職の上の方から上座に座って頂きますので、あらかじめどこが上座、下座になるのかといった位置関係を確認しておきます。接待する側の担当者は一番最後に入店します。

お客様をお迎えする場合は全員で行います。お店に入ってもらう順番は役職が上の方から順になるのが一般的です。お店の席順も同様であらかじめ決めておいたそれぞれの場所にお客様を案内しましょう。

お客様が帰られる場合には手土産を渡しますのでこれも事前にどんなものがいいかを上司と相談し、準備しておきましょう。お店には早めに行き、お客様をお迎えする形が望ましいです。接待中は会話がはずむように話題を投げかけたり、相手の話をよく聞く姿勢も大切にします。お酒がなくなりそうだったら追加をお勧めするなど、相手の食事ペースや飲み物などにも注意しておきます。

席中後半で接待する側のお客様に気づかれないようにこっそりと支払いを済ませておきます。盛り上がっているようなら2次会を進めてもいいですが、最初のお店よりはリラックスして楽しめるようなお店がいいです。

接待が済んだらお客様に手土産を渡してお見送りします。タクシーの座席ですが、役職順に後部座席の一番奥、次に後部座席の一番手前、次に後部座席の中央、最後に助手席といった順になります。また会社の公用車や自分の車の場合は役職順に助手席、次に後部座席の一番奥、次に後部座席の一番手前、最後に後部座席の中央といった順に変わってきますので注意してご案内して下さいね。

社会人としてのマナー。会社でのビジネスメールのやりとりのルール

仕事をする中でお得意先やお客様へのメールを送る場面もたたあるかと思います。ここではそんな時に相手に失礼にならないようなメールのマナーをお話していきますね。

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メールではなく電話の方が最適な場合もありますので、迷ったら上司の指示をあおぐと失敗がないです。急用など急ぎの案件の場合はメールより電話の方がいいですね。謝罪の場合はメールや電話よりも直接出向くことが必要です。また大切な案件内容では電話とメール両方を使うような場合もあります。

さて、メールを書く上で注意することは読みやすさとわかりやすさです。相手に伝えるためには

まずはメールの件名タイトルですが、よくあるのが「○○さま、いつも大変お世話になっております」などですが、これだとどのような要件のメールなもかがわかりません。ですのでこれは冒頭文の名前の次に書くようにして件名には見ただけで内容がわかるように「要件を入れる」ことが大切です。

次に本文に入りますが、まず冒頭に誰に宛てたメールであるかがわかるように相手先の社名、部署名、役職名、お名前を書きます。社名は略式ではなく正式名の方が失礼がないです。次に先ほど出てきました挨拶コメント「○○さま、いつも大変お世話になっております」そして本題に入るようになります。本題となる内容は「いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように」といった順で書いていくとよりわかりやすいです。本題の最後には「それでは何卒宜しくお願い申し上げます」などの挨拶文を添えます。そして最後列に自分の会社名、部署名、役職名、名前を書いておきます。電話番号、メールアドレスも忘れないようにしましょうね。

メールの返信する場合ですが、相手先からメールを頂いて返信の必要がある場合には、できる限り早めに返信するのがマナーです。内容についてですが、よく件名を変えずにただ返信するといった形は間違いではないですがあまりよくありません。ここでは相手が書いた件名は削除しないで「Re:」の後に自分の件名を加えることで相手により丁寧な印象を与えることができますので、ぜひ参考にしてみて下さいね。

社会人としてのマナー。会社でのエレベーターの乗り方マナー

さて、エレベーターに乗る際にもマナーがあるのを知っていましたか?ここではそんな時のルールについてお話していきますね。

まずエレベーターの乗る場合、先に人が乗っているようならお客様、目上の人や上司に先に乗ってもらいます。誰も乗っていない場合は自分が先に乗り込みましょう。そして操作ボタンの前に立ち、「開」ボタンを押しながら他の人が乗りやすいように手をドアにかけて閉まらないようにして乗り込みを促しましょう。

実はエレベーターにも上座と下座があります。操作ボタンから最も遠い場所が上座、近い場所が下座になります。「こちらへどうぞ」など声をかけながら他の人がそれぞれの場所になるように手ぶりで誘導して乗ってもらうようにしましょう。

降りる時ですが、お客様、目上の人や上司に先に降りてもらいます。その間、自分は「開」ボタンを押しながら乗る時と同じように手でドアが閉まらないように押さえながら降りてもらいましょう。その際は目的地がエレベーターを降りて右になるのか左になるのかを手で指し示しながらお声かけをするとよりスムーズです。

■他に「社会人として必要な事やマナーのノウハウ集&まとめ記事」をご紹介していますのでぜひ参考にしてみて下さいね。
⇒こちらから読む

まとめ

1、お得意先の接待ではルールを守り、快適な空間づくりを心がけ、いいコミュニケーションをとる事に努めましょう。

2、ビジネスメールは基本のフォーマットを抑えて読みやすさ、わかりやすさを心がけましょう。

3、エレベーターではルールを守り、適切な位置案内と操作を心がけ、目的地までスムーズに移動できるような気遣いを忘れないようにしましょう。

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